Распоряжением Администрации Приморского края от 04 марта 2014 года № 64-ра утверждено Соглашение между профсоюзами, работодателями и администрацией Приморского края о регулировании социально-трудовых отношений на 2014 - 2016 годы (далее – Соглашение), которое включает обязательства сторон по повышению уровня жизни населения и обеспечению социальной поддержки людей, имеющих доходы ниже прожиточного минимума (пункт 4.13. Соглашения).
Данные обязательства включают в себя выполнение работодателями требований нормативных правовых актов по формированию и передаче на хранение в архивы организаций архивных документов, отражающих трудовые отношения работников с работодателем, необходимых для назначения пенсий и социальных пособий (пункт 4.13. Соглашения). Такие архивные документы являются документами по личному составу.
Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» установлена обязанность государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан, занимающихся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обеспечивать сохранность документов по личному составу в течение 75 лет (статьи 17 и 22), а при ликвидации (в том числе в результате банкротства) – передавать эти документы в упорядоченном состоянии в соответствующий государственный или муниципальный архив (статья 23).
Состав документов, подлежащих хранению в течение 75 лет, а также сроки хранения документов, определяются перечнем типовых архивных документов с указанием сроков их хранения, утверждаемым специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти, а также перечнями документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации и их подведомственных организаций, с указанием сроков хранения (статья 23).
В Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном приказом Министерства культуры Российской Федерации
от 25 августа 2010 г. № 558 определен комплекс документов, которым установлен 75-летний срок хранения.
Кроме того, целому ряду документов с 5-летним сроком хранения (ст.393-396, 412, 456, 583, 586, 623, 637, 668, 676, 685 «з», 696, 726, 842) может быть установлен 75-летний срок хранения для работников с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда и/или при отсутствии по каким-либо причинам документов, имеющих 75-летний срок хранения.
Вместе с тем, обращаем внимание на то, что Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях предусмотрена административная ответственность за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов (статья 13.20) и нарушения требований законодательства о хранении документов (статья 13.25).
ВЫПИСКА из Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Министерства культуры Российской Федерации
от 25 августа 2010 г. № 558
|
Номер статьи |
Вид документа |
Срок хранения документа |
Примечания |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
|
1. Организация системы управления 1.1. Руководство |
|||
|
19 |
Приказы, распоряжения; б) по личному составу (прием, перемещение, совмещение, перевод, увольнение; аттестация, повышение квалификации, присвоение званий (чинов); изменение фамилии; поощрения, награждения; оплата труда, премирование, различные выплаты; все виды отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, отпуска по уходу за ребенком, отпуска без сохранения содержания (заработной платы); дежурства по профилю основной деятельности; длительные внутрироссийские и зарубежные командировки, командировки для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда) |
75 л. (2) ЭПК |
(2) О дисциплинарных взысканиях, ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках, в связи с обучением, дежурствах, краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках – 5 л. |
|
1.2. Организационные основы управления |
|||
|
74 |
Штатные расстановки (штатно- |
75 л. |
|
|
77 |
Положения, инструкции о правах и обязанностях должностных лиц |
|
(1) Индивидуальные
(2) После замены |
|
80 |
Должностные регламенты (типовые государственных и муниципальных служащих: |
|
(1) Индивидуальные работников - 75 л.
2) После замены |
|
1.5. Документационное обеспечение управления и |
|||
|
258 |
Книги, карточки (базы данных), |
|
(1) Хранятся в организации. (2) О дисциплинарных взысканиях, ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках – 5л. |
|
4. Учет и отчетность 4.1. Бухгалтерский учет и отчетность |
|||
|
393 |
Налоговые декларации и расчеты авансовых платежей по единому социальному налогу |
5 л. (1) |
(1) При отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы – |
|
394 |
Налоговые карточки по учету доходов и налога на доходы физических лиц (ф. № 1-НДФЛ) |
5 л. (1) |
(1) При условии проведения проверки (ревизии). При отсутствии лицевых счетов – 75 л.
|
|
395 |
Декларации и расчеты авансовых платежей по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование |
5 л. (1) |
(1) При отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы – |
|
396 |
Сведения о доходах физических лиц |
5 л. (1) |
(1) При отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы -75 л. |
|
397 |
Реестры сведений о доходах физических лиц |
75 л. |
|
|
412 |
Документы (сводные расчетные (расчетно-платежные) ведомости (табуляграммы) и документы к ним, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и др. выплат (1); |
5 л. |
(1) При отсутствии лицевых счетов - 75 л. |
|
413 |
Лицевые карточки, счета работников |
75 л. ЭПК |
|
|
419 |
Ведомости на выдачу дивидендов |
75 л. |
|
|
456 |
Документы (акты, справки, счета) о приеме выполненных работ:
б) по трудовым договорам, |
5 л. (2) |
(2) При отсутствии лицевых счетов - 75 л. |
|
7. Трудовые отношения 7.1. Организация труда и служебной деятельности |
|||
|
574 |
Журналы учета работников, совмещающих профессии |
До минования надобности (1) |
1) Для работников с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда - 75 л. |
|
583 |
Документы (отчеты, справки, информации) о переводе работников на сокращенный рабочий день или рабочую неделю |
5 л. (1) ЭПК |
(1) При тяжелых, вредных и опасных условиях труда - 75 л. |
|
586 |
Табели (графики), журналы учета рабочего времени |
5 л. (1) |
1) При тяжелых, вредных и опасных условиях труда - 75 л. |
|
593 |
Тарификационные ведомости (списки) |
75 л. |
|
|
599 |
Документы (протоколы, акты, справки, сведения) об оплате труда, выплате денежного содержания и начислении стажа работы лицам, замещающим государственные должности |
75 л. |
|
|
7.3. Охрана труда |
|||
|
602 |
Документы (положения, протоколы, решения, предложения, заключения, перечни стандартов и норм, перечни рабочих мест, обоснования, данные, информации, ведомости рабочих мест, карты аттестации рабочих мест, планы) об аттестации рабочих мест по условиям труда |
45 л. (1) ЭПК |
(1) При тяжелых, вредных и опасных условиях труда – 75 л. |
|
613 |
Списки работающих на производстве с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда |
75 л. |
|
|
615 |
Табели и наряды работников тяжелых, вредных, опасных профессий |
75 л. |
|
|
617
|
Документы (акты, заключения, справки и др.), подтверждающие тяжелые, вредные, опасные условия труда |
75 л. ЭПК |
|
|
622 |
Акты расследования профессиональных отравлений и заболеваний |
75 л. ЭПК |
|
|
623 |
Договоры страхования работников от несчастных случаев |
5 л. (1) |
(1) После истечения срока действия договора. |
|
632 |
Документы (акты, заключения, отчеты, протоколы, справки) о производственных авариях и несчастных случаях: а) по месту происшествия б) в других организациях |
75 л. (1) ЭПК 5 л. |
(1) Связанных с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами – пост. ** |
|
633 |
Документы (протоколы, справки, заключения) о тяжелых, вредных, опасных условиях производства, травматизме и профессиональных заболеваниях |
75 л. ЭПК |
|
|
636 |
Документы (акты, докладные записки, заключения) о сокращении рабочего дня в связи с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда |
75 л. ЭПК |
|
|
637 |
Документы (докладные записки, акты, заключения, переписка) об обеспечении рабочих и служащих специальной одеждой, обувью, специальным питанием |
3 г. (1) |
(1) При отсутствии других документов о тяжелых, вредных и опасных условиях труда акты, заключения – |
|
8. Кадровое обеспечение 8.1. Прием, перемещение (перевод), увольнение работников |
|||
|
654 |
Письменные уведомления работодателя об увольнении работников с указанием причин, не вошедшие в состав личных дел |
75 л. |
|
|
656 |
Личные дела (заявления, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и др.) (1): а) руководителей организации; членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации; членов (депутатов) представительных органов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления; работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, степени и звания б) работников, в т.ч., государственных гражданских и муниципальных служащих
|
Пост. 75 л. ЭПК |
(1) Виды документов, входящих в состав личных дел, определенных категорий работников указаны в соответствующем законодательстве |
|
657 |
Трудовые договоры (служебные контракты), трудовые соглашения, договоры подряда, не вошедшие в состав личных дел |
75 л. ЭПК |
|
|
658 |
Личные карточки работников, в т.ч., временных работников |
75 л. ЭПК |
|
|
659 |
Выездные дела специалистов, командированных на работу за рубежом |
75 л. |
|
|
660 |
Сведения о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера государственных гражданских и муниципальных служащих, не вошедшие в состав личных дел |
75 л. ЭПК |
|
|
662 |
Переписка по вопросам реабилитации (политической, профессиональной, медицинской) работников |
75 л. ЭПК |
|
|
664 |
Подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства) |
До востребования (1) |
(1) Невостребованные -75 л. |
|
666 |
Документы (заявления работника о согласии на обработку персональных данных, сведения, уведомления) о субъекте персональных данных |
75 л. ЭПК |
|
|
667 |
Акты приема-передачи личных дел государственных гражданских и муниципальных служащих при переходе на другую работу |
75 л. |
|
|
668 |
Командировочные удостоверения |
5 л.(1) |
(1) После возвращения из командировки. Для работников, направленных в командировки в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности - 75 л.
|
|
671 |
Документы (выписки из протоколов, списки трудов, отчеты) для конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей, избранию на должность лиц (работников), |
75 л. ЭПК |
|
|
676 |
Документы (представления, ходатайства, анкеты, акты) об установлении персональных ставок, окладов, надбавок |
5 л. (1) |
(1) При отсутствии приказов - 75 л. ЭПК |
|
685 |
Списки: г) работников з) получающих персональные ставки, оклады |
75 л. 10 л. (1) |
(1) При отсутствии лицевых счетов - 75 л. |
|
695 |
Книги, журналы, карточки учета: а) приема, перемещения (перевода), увольнения работников б) личных дел, личных карточек, трудовых договоров (контрактов) трудовых соглашений в) выдачи (учета движения) трудовых книжек и вкладышей к ним и) регистрации прибытия и выезда сотрудников и членов их семей, направленных в загранпредставительства и учреждения Российской Федерации, международные организации |
75 л.
75 л.
75 л. 75 л. |
|
|
8.2. Установление квалификации работников |
|||
|
696 |
Протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных, тарификационных комиссий; документы (протоколы счетных комиссий; бюллетени тайного голосования) к ним
|
15 л. (1) ЭПК |
(1) На предприятиях |
|
697 |
Аттестационные заключения; документы (предложения, рекомендации, копии документов, программы выполнения рекомендаций, выданных в ходе аттестации) к ним, не вошедшие в состав личных дел |
75 л. |
|
|
698 |
Документы (представления, заключения, дипломы, удостоверения, свидетельства) о присвоении классных чинов и специальных званий, не вошедшие в состав личных дел |
75 л. ЭПК |
|
|
704 |
Документы (справки, анкеты, списки) по тарификации персонала
|
75 л. ЭПК |
|
|
8.3. Повышение квалификации работников |
|||
|
726 |
Ведомости учета часов работы преподавателей
|
5 л. (1) |
(1) При отсутствии лицевых счетов - 75 л. |
|
8.4. Награждение |
|||
|
735 |
Документы (представление, наградные листы, ходатайства, характеристики, автобиографии, выписки из решений, постановлений, протоколов и др.) о представлении к награждению государственными, муниципальными и ведомственными наградами, присвоении званий, присуждении премий: а) в награждающих организациях б) в представляющих организациях |
Пост. 75 л. ЭПК |
|
|
737 |
Государственные, муниципальные и ведомственные награды (удостоверения), оставшиеся не врученными
|
До востребования (1) |
(1) Невостребованные - 75 л. |
|
739 |
Документы (протоколы, выписки, решения, справки, постановления, книги регистрации), подтверждающие право на выдачу удостоверений участников вооруженных конфликтов, ликвидации аварий и других чрезвычайных ситуаций |
75 л. ЭПК |
|
|
740 |
Ходатайства о выдаче дубликатов документов к государственным, муниципальным и ведомственным наградам взамен утраченных; документы (заявления, справки) а) в награждающих организациях б) в других организациях |
Пост. 75 л. ЭПК |
|
|
746 |
Документы (представления, ходатайства, характеристики, биографии, выписки из решений, постановлений, приказы, переписка) о занесении на Доску Почета, не вошедшие в состав личных дел |
75 л. |
|
|
10. Административно-хозяйственные вопросы 10.3. Транспортное обслуживание, внутренняя связь |
|||
|
842 |
Путевые листы |
5 л. (1) |
(1) При условии проведения проверки (ревизии). При отсутствии других документов, подтверждающих тяжелые, вредные и опасные условия труда - 75 л. |
|
11. Социально-бытовые вопросы 11.1. Социальное страхование |
|||
|
900 |
Личные дела: д) ветеранов труда, ветеранов Великой Отечественной войны, пенсионеров с большим страховым стажем |
75 л. ЭПК |
|
|
901 |
Списки работников, уходящих на льготную пенсию |
75 л. |
|
|
905 |
Индивидуальные сведения о трудовом стаже, заработке (вознаграждении), доходе и начисленных страховых взносах застрахованного лица |
75 л. ЭПК |
|
|
908 |
Журналы, книги учета: б) выдачи страхового свидетельства государственного пенсионного страхования |
75 л. |
|
|
12. Деятельность первичных профсоюзных 12.1. Организация деятельности |
|||
|
984 |
Списки и карточки учета освобожденных работников общественной организации (объединения) |
75 л. |
|