Организация работы с входящими документами
Доставка документов в администрацию Дальнереченского городского округа осуществляется средствами почтовой, телеграфной, факсимильной связи, электронной почтой, доставляется фельдъегерской службой и нарочными.
Поступающие в администрацию Дальнереченского городского округа служебные и деловые документы принимаются и проходят обработку в отделе делопроизводства. Перед вскрытием почтовых отправлений проверяется сохранность их упаковки и правильность доставки. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается почтовому отделению или пересылается надлежащему адресату. Наличие заказных писем проверяется по записям почтовых реестров.
Все поступившие конверты (бандероли) (за исключением имеющих пометку «лично») вскрываются. Проверяется наличие документов, а также – всех названных в документах приложений. При обнаружении некомплектности составляется акт в 2-х экземплярах, который приобщается к поступившему документу, другой отсылается отправителю. В акте обязательно указываются должность, фамилия и инициалы лица, вскрывшего конверт, дата, час и минуты вскрытия, известные реквизиты (регистрационный номер, дата и заголовок) отсутствующего или неправильно оформленного документа. Акт подписывает специалист отдела, вскрывший указанный конверт.
Конверты входящих документов, как правило, уничтожаются. В отдельных случаях для фиксации сведений о времени отправки или получения документов (нарушение сроков отправки и получения), адреса отправителя, если он отсутствует в самом документе, конверты прикрепляются к документу и помещаются вместе с ним в номенклатурное дело.
Вся входящая корреспонденция регистрируется в соответствующем журнале.
Факт регистрации входящего документа подтверждается оттиском регистрационного штампа, который помещается на лицевой стороне листа в правом нижнем углу. В указанный оттиск от руки вписываются дата получения документа (при необходимости время получения) и его порядковый регистрационный номер.
Документы, адресованные непосредственно главе администрации и его заместителям, а также в отделы или их должностным лицам, регистрируются в общем порядке и передаются по назначению.
Документы, адресованные руководству администрации, а также без указания конкретного лица или отдела регистрируются и передаются на рассмотрение главе администрации. Прием и учет писем-приглашений осуществляет специалист отдела делопроизводства, обеспечивающий работу по организации деятельности администрации.
Все поступившие документы, передаются на рассмотрение главе администрации городского округа. Документы, требующие срочного решения, регистрируются незамедлительно и передаются главе администрации городского округа.
Результаты рассмотрения документа отражаются в резолюции, которая оформляется на бланке установленной формы или непосредственно на документе – в верхней части его первого листа на свободном от текста месте. В состав резолюции входят следующие элементы: фамилии ответственного исполнителя и других исполнителей (соисполнителей), участвующих в работе с документом, указание по исполнению документа, при необходимости срок его исполнения, подпись автора резолюции, дата.
На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указывается исполнитель, подпись автора резолюции, дата.
После рассмотрения руководством документы возвращаются для внесения сведений об исполнителях и сроках исполнения из резолюции в соответствующий журнал.
Если в резолюции указано несколько исполнителей, подлинник документа с резолюцией направляется основному исполнителю, указанному в резолюции первым, а всем соисполнителям направляются копии. Ответственность за своевременное и качественное исполнение документа в равной мере несут все исполнители. Соисполнители обязаны по требованию основного исполнителя представлять все необходимые для исполнения документа материалы.
Правительственные документы, а также документы с грифом «Секретно» и «Для служебного пользования» доставляются фельдъегерской службой. Такие документы специалистом не вскрываются, а передаются главе администрации городского округа для рассмотрения и принятия решения по дальнейшей работе с ними.