Организация работы с входящими документами
Доставка документов в Думу осуществляется средствами почтовой, телеграфной, факсимильной связи, электронной почтой, доставляется фельдъегерской службой и нарочными.
Поступающие в Думу служебные документы и нормотворческие инициативы принимаются и проходят обработку в аппарате Думы.
Перед вскрытием почтовых отправлений проверяется сохранность их упаковки и правильность доставки. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается почтовому отделению или пересылается надлежащему адресату. Наличие заказных писем проверяется по записям почтовых реестров.
Все поступившие конверты (бандероли) (за исключением имеющих пометку «лично») вскрываются. Проверяется наличие документов, а также – всех названных в документах приложений. При обнаружении некомплектности составляется акт в 2-х экземплярах, который приобщается к поступившему документу, другой отсылается отправителю. В акте обязательно указываются должность, фамилия и инициалы лица, вскрывшего конверт, дата, час и минуты вскрытия, известные реквизиты (регистрационный номер, дата и заголовок) отсутствующего или неправильно оформленного документа. Акт подписывает специалист аппарата, вскрывший указанный конверт.
Конверты входящих документов, как правило, уничтожаются. В отдельных случаях для фиксации сведений о времени отправки или получения документов (нарушение сроков отправки и получения), адреса отправителя, если он отсутствует в самом документе, конверты прикрепляются к документу и помещаются вместе с ним в номенклатурное дело.
Вся входящая корреспонденция регистрируется в соответствующем журнале.
Факт регистрации входящего документа подтверждается оттиском регистрационного штампа, который помещается на лицевой стороне листа в правом нижнем углу. В указанный оттиск от руки вписываются дата получения документа (при необходимости время получения) и его порядковый регистрационный номер.
Поступившие в Думу нормотворческие инициативы так же регистрируются. Наряду с отпечатанным документом субъектами правотворческой инициативы представляется его копия в электронном виде. Документ в электронном виде передается на электронном носителе либо отсылается по электронной почте. При регистрации нормотворческой инициативы регистрационный штамп проставляется в правом нижнем углу на лицевой стороне первого листа сопроводительного письма.
Документы, адресованные непосредственно в комитеты Думы, депутатам Думы, а также отделы или их должностным лицам, регистрируются в общем порядке и передаются по назначению.
Документы, адресованные руководству Думы, а также без указания конкретного лица или отдела регистрируются и передаются на рассмотрение председателю Думы.
Прием и учет писем-приглашений осуществляет специалист аппарата Думы, обеспечивающий работу по организации деятельности председателя Думы.
Все поступившие документы, передаются на рассмотрение главе городского округа. Документы, требующие срочного решения, регистрируются незамедлительно и передаются главе городского округа.
Результаты рассмотрения документа отражаются в резолюции, которая оформляется на бланке установленной формы или непосредственно на документе – в верхней части его первого листа на свободном от текста месте. В состав резолюции входят следующие элементы: фамилии ответственного исполнителя и других исполнителей (соисполнителей), участвующих в работе с документом, указание по исполнению документа, при необходимости срок его исполнения, подпись автора резолюции, дата.
На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указывается исполнитель, подпись автора резолюции, дата.
После рассмотрения руководством документы возвращаются для внесения сведений об исполнителях и сроках исполнения из резолюции в соответствующий журнал.
Если в резолюции указано несколько исполнителей, подлинник документа с резолюцией направляется основному исполнителю, указанному в резолюции первым, а всем соисполнителям направляются копии. Ответственность за своевременное и качественное исполнение документа в равной мере несут все исполнители. Соисполнители обязаны по требованию основного исполнителя представлять все необходимые для исполнения документа материалы.
Правительственные документы, а также документы с грифом «Секретно» и «Для служебного пользования» доставляются фельдъегерской службой. Такие документы специалистом аппарата Думы не вскрываются, а передаются главе городского округа для рассмотрения и принятия решения по дальнейшей работе с ними.